Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi

  Füzuli Rayon İcra Hakimiyyəti başçısının 29 dekabr  2018-ci il

   tarixli 139 nömrəli Sərəncamı ilə təsdiq edilmişdir

Füzuli Rayon İcra Hakimiyyəti başçısı Aparatının Sənədlərlə və

vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin

                                                        Ə S A S N A M Ə S İ

                                                1. Ümumi müddəalar

1.1.     Füzuli Rayon İcra Hakimiyyətinin (bundan sonra icra hakimiyyəti) Aparatın struktur bölməsi olan Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi (bundan sonra – şöbə) Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2012-ci il 6 iyun tarixli 648 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Yerli icra hakimiyyətləri haqqında Əsasnamə”yə uyğun olaraq sənədlərlə iş, sənəd dövriyyəsi, arxiv və vətəndaşların qəbulu, onların müraciətlərinə baxılması sahələrində işlərin təşkilini və tənzimlənməsini həyata keçirir.

1.2.     Şöbə öz fəaliyyətində Azərbaycan Respublikasının Konstitusiyasını, Azərbaycan Respublikasının “Dövlət qulluğu haqqında” Qanununu və digər qanunlarınını, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Fərman və Sərəncamlarını, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərar və sərəncamlarını, “yerli icra hakimiyyətləri haqqında Əsasnamə”ni və “Azərbaycan Respublikasının rayon, şəhər, şəhərlərdə Rayon İcra Hakimiyyəti başçılarının Aparatlarında sənədlərlə iş barədə Təlimat”ı, "Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrində kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimat"ı, "Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrində məxfi sənədlərlə iş barədə Təlimat”ı, Rayon İcra Hakimiyyəti başçısının (bundan sonra başçı) əmr və sərəncamları və bu Əsasnaməni  rəhbər tutur.

  1.3.  Şöbə öz vəzifələrini yerinə yetirərkən və hüquqlarını həyata keçirərkən Rayon İcra Hakimiyyəti başçısı Aparatının digər bölmələri və tabeliyindəki qurumları, eləcədə mərkəzi və yerli icra hakimiyyəti, yerli özünüidaretmə orqanları və qeyri-hökumət təşkilatları ilə qarşılıqlı əlaqədə fəaliyyət göstərir.

                                         2. Şöbənin fəaliyyət istiqamətləri

2.0.    Şöbənin fəaliyyət istiqamətləri aşağıdakılardır:

2.0.1.  İcra Hakimiyyətində sənədlərlə iş, sənəd dövriyyəsi, arxiv işi və vətəndaşların qəbulu, onların müraciətlərinə baxılması sahələrində işlərin təşkilini və təkminləşdirilməsini həyata keçirilməsini təmin edir, habelə İcra Hakimiyyətinin strukturlarını bu sahədəki fəaliyyətinə əməli və metodiki rəhbərliyi həyata keçirir.

2.0.2. Rayon İcra Hakimiyyətinin başçısı Aparatında,  inzibati  ərazi dairələri  üzrə nümayəndəliklərdə, yerli icra hakimiyyəti başçısının yanında olan qurumlarda və tabeliyində olan hüquqi şəxslərdə vətəndaşların qəbulunu, onların ərizə, təklif və şikayətlərinə “Vətəndaşların müraciətlərinə baxılması qaydası haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanunu ilə müəyyən edilmiş qaydada və müddətlərdə baxılmasını və onlara cavab verilməsini təmin edir;

2.0.3.  Müvafiq ərazidə arxiv işi üzrə dövlət idarəetməsini həyata keçirir, yerli icra hakimiyyəti başçısının aparatında, inzibati ərazi dairələri üzrə nümayəndəliklərində, yanında olan qurumlarda və tabeliyində olan hüquqi şəxslərdə arxiv işini təşkil edir, o cümlədən sənədlərin saxlanmasını, qorunmasını, müəyyən olunmuş müddətlərdə nomenklaturaya uyğun seçilərək Dövlət Arxivinə təhvil verilməsini təmin edir;

2.0.4.  “Dövlət sirri haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununa uyğun olaraq, dövlət sirrinin və məxfilik rejiminin qorunması üçün zəruri tədbirlər görür;

2.0.5.  İcra Hakimiyyətinin fəaliyyəti nəticəsində əldə olunmuş məlumatların sərəncamçısı səlahiyyətini həyata keçirir, həmçinin bu məlumatların səlahiyyət olmadan əldə edilmək, məhv edilmək, modifikasiyalaşdırılmaq, bloklaşdırılmaq, başqasına ötürülmək, yayılmaq, surəti çıxarılmaq kimi hallardan qorunmasını təşkil edir;

2.0.6.  İcra Hakimiyyətində istifadə edilən dövlət informasiya resurslarının və sistemlərinin təhlükəsizliyini təmin edir, yanında olan qurumlarda və tabeliyində olan hüquqi şəxslərdə məlumatların qorunması ilə bağlı işin təşkilinə və həyata keçirilməsinə nəzarət edir;

2.0.7.  Dövlət informasiya sisteminin istismarı, informasiya-telekommunikasiya şəbəkəsindən istifadə və yerli icra hakimiyyəti başçısının aparatında, inzibati ərazi dairələri üzrə nümayəndəliklərində, yanında olan qurumlarda və tabeliyində olan hüquqi şəxslərdə informasiyanın qorunması sahəsində tədbirlərin həyata keçirilməsini təmin edir;

2.0.8   İcra Hakimiyyəti orqanları işçilərinin ixtisaslarının artırılması və ehtiyat kadrların hazırlanması üçün tədbirlər görür;

2.0.9.  “Dövlət qulluğu haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununa və Əmək Məcəlləsinə müvafiq olaraq kadr işlərini həyata keçirir;

2.0.10. Qanunvericiliklə müəyyən edilmiş digər istiqamətlərdə fəaliyyət göstərir.

3. Şöbənin vəzifələri

3.0. Bu Əsasnamə ilə müəyyən olunmuş fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq şöbənin                vəzifələri aşağıdakılardır.

3.0.1. İcra Hakimiyyətinin Aparatında, inzibati ərazi dairəsi üzrə nümayəndəliklərində və strukturuna daxil olmayan tabeliyindəki digər qurumlarda, kargüzarlığın, sənəd dövriyyəsinin aparılmasında mövcud qaydaların tələblərinə riayət edilməsinə əməli-metodiki rəhbərliyi və səlahiyyətləri daxilində ümumi nəzarəti həyata keçirmək;

3.0.2. İcra Hakimiyyətində sənədlərin çevik və vaxtında dövriyyəsini, sənədlərlə işin təşkilini, sənədlərin vaxtında icrasına səlahiyyətləri çərçivəsində cari nəzarəti və müəyyən olunmuş qaydada arxivə təhvil verilməsini təşkil etmək;

3.0.3. Başçı tərəfindən təcili, xüsusi əhəmiyyətli sənədlər, o cümlədən vətəndaşların təklif, ərizə və şikayətlərinə dair verilmiş tapşırıqların vaxtında icra olunmasına səlahiyyətləri çərçivəsində cari nəzarət etmək;

3.0.4. Vətəndaşların qəbulunu təşkil etmək, icrası şöbəyə həvalə edilmiş müraciətlərə baxılmasını və qanunvericiliklə müəyyən edilmiş müddətdə və qaydada müvafiq tədbirlərin görülməsini təmin etmək;

3.0.5. İcra Hakimiyyətindən xaric olan sənədlərin tələb olunan formada, qaydada tərtib olunmasını, göstərilən ünvanların düzgünlüyünü yoxlamaq, müvafiq səhvlər aşkar edildikdə səbəbləri göstərilməklə sənədi Aparatın müvafiq strukturlarına geri qaytarmaq;

3.0.6. İcra Hakimiyyətində Arxiv İşi üzrə Ekspert Komissiyasının tərkibinin formalaşdırılması və fəaliyyətinin təkmilləşdirilməsi ilə bağlı təkliflər vermək;

3.0.7. “Milli Arxiv Fondu Haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununa müvafiq olaraq sənədlərin Dövlət Arxivinə təhvil verilməsini təmin etmək;

3.0.8. Sənəd qovluqlarının düzgün formalaşdırılması, sənədlərin tez tapılmasının təmin edilməsi, işlərin sistemləşdirilməsi, uçotu, onların saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi, gələcəkdə arxivə lazımi səviyyədə təhvil verilməsi məqsədi ilə Aparatın fəaliyyəti nəticəsində yaranan və kənardan alınan bütün sənədlər daxil edilməklə işlərin ümumi nomenklatur-siyahısını tərtib etmək;

3.0.9. İmzalanmış əmr və sərəncamları qeydiyyata almaq, saxlanılmasını və göndərilmə siyahısına əsasən çatdırılmasını təmin etmək;

3.0.10.Fəaliyyət istiqamətləri üzrə vətəndaşlardan, dövlət orqanlarından, idarə, müəssisə və təşkilatlardan daxil olan müraciətlərə və sorğulara qanunvericiliyə uyğun olaraq baxılmasını təmin etmək;

3.0.11.Qanunvericiliyə uyğun olaraq xidməti məlumatların, dövlət və kommersiya sirrinin qorunmasını təmin etmək;

3.0.12. Şöbənin iş planını, fəaliyyəti ilə bağlı hesabatları dövrlər üzrə hazırlamaq;

3.0.13. Rayon İcra Hakimiyyəti başçısı yanında Şura iclaslarının və digər müşavirələrin  keçirilməsinin təşkil edilməsi;

3.0.14.  Rayon İcra Hakimiyyəti başçısı yanında Şuranın, RİH başçısı Aparatının İş Planının şöbələrlə birlikdə hazırlanmasına rəhbərlik etmək;

3.0.15. Məxfi qrifli sənədlərlə iş;

3.0.16. Qəbul qrafikinə uyğun olaraq vətəndaşların qəbulunu həyata keçirilməsini təşkil edilməsi.

4. Şöbənin hüquqları

4.0.     Şöbənin öz vəzifələrini yerinə yetirmək üçün aşağıdakı hüquqları vardır:

4.0.1. Fəaliyyət istiqamətləri üzrə Aparatın strukturları tərəfindən hazırlanmış qanunvericilik aktlarının, təşkilati-sərəncamverici sənədlərin layihələrinə dair təkliflər vermək;

4.0.2. İcra Hakimiyyətinə aid sənədlərin əsli ilə düzgünlüyünü təsdiq etmək;

4.0.3. Vətəndaşlar tərəfindən İcra Hakimiyyətinə ünvanlanmış və icrası şöbəyə həvalə edilmiş müraciətlərə baxmaq, araşdırmalar aparmaq və bu sahədə Aparatın müvafiq strukturlarının və rəhbər vəzifəli şəxslərinin iştirakının təmin edilməsi üçün təkliflər vermək;

4.0.4. Bu Əsasnamə ilə  müəyyən edilmiş vəzifələrin  yerinə yetirilməsi  ilə əlaqədar səlahiyyətləri daxilində Aparatın strukturlarına müvafiq qaydada sorğular ünvanlamaq və onlardan müvafiq məlumatları (sənədləri) almaq;

4.0.5. Aparatın strukturları  tərəfindən  kargüzarlığın aparılması, arxiv  işinin təşkili, vətəndaşların qəbulu, onların müraciətlərinə baxılması sahələrində qanunvericiliyin, təşkilatisərəncamverici sənədlərin tələblərinin pozulmasını, habelə bu istiqamətlər üzrə onlara verilmiş tapşırıqların, həvalə edilmiş vəzifə və funksiyaların lazımınca icra edilməməsini doğuran səbəb və şəraitin aradan qaldırılmasına dair təkliflər vermək;

4.0.6. Fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun rəy vermək, təhlillər və ümumiləşdirmələr aparmaq, analitik materiallar hazırlamaq, müvafiq sahə üzrə tədqiqatlar aparmaq, təkliflər vermək;

4.0.7. Fəaliyyət dairəsinə  aid edilmiş  məsələlərlə bağlı  səlahiyyətləri daxilində İcra Hakimiyyətini dövlət orqanları, yerli özünüidarəetmə orqanları, hüquqi və fiziki şəxslər qarşısında təmsil etmək;

 4.0.8. İcra Hakimiyyətində və digər  dövlət  qurumlarında  yaradılmış  komissiyalarda, işçi qruplarında, fəaliyyətinə aid məsələlər üzrə keçirilən müxtəlif səviyyəli yerli və beynəlxalq tədbirlərdə İcra Hakimiyyətini təmsil etmək; 

4.0.9. Müvafiq sahədə mütəxəssislərin hazırlanması və ixtisasının artırılması üçün təkliflər vermək;

4.0.10. Hüquqi aktların layihəsini hazırlamaq və ya onların hazırlanmasında iştirak etmək;

4.0.11.Başçı tərəfindən onun müavinlərinə, aparatın struktur bölmələrinin rəhbərlərinə, rayonun idarə, müəssisə və təşkilatlarına Rayon İcra Hakimiyyəti başçısının əmr və sərəncamlarında, xidməti sənədlərdə və Rayon İcra Hakimiyyəti başçısı yanında keçirilən müşavirələrin, görüşlərin, yığıncaqların protokollarında rəsmiləşdirilmiş qaydada verilən və icrası barədə məlumat tələb edilən tapşırıqları nəzarətə götürmək və icra müddətinə nəzarət etmək;

4.0.12.Fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq qanunvericiliklə nəzərdə tutulmuş digər hüquqları həyata keçirmək.

5. Şöbənin fəaliyyətinin təşkili

5.1.  Şöbənin strukturu və əməkdaşlarının sayı Prezident tərəfindən müəyyən və təsdiq edilir. Şöbə bilavasitə başçıya tabedir və onun qarşısında hesabat verir. Başçı tərəfindən səlahiyyət verilmiş şəxs istisna olmaqla, heç kəs şöbənin fəaliyyətinə müdaxilə edə bilməz.

5.2.  Şöbənin fəaliyyətinə başçı tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilən şəxs (şöbə müdiri) rəhbərlik edir. Şöbə müdiri şöbəyə həvalə olunmuş vəzifələrin yerinə yetirilməsi və hüquqların həyata keçirilməsi üçün şəxsən məsuliyyət daşıyır.

5.3.  Şöbə müdirinin başçı tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilən məsləhətçiləri vardır. Şöbə müdirinin məsləhətçiləri şöbə müdiri tərəfindən on(lar)a həvalə edilmiş vəzifələrin yerinə yetirilməsi və hüquqların həyata keçirilməsi üçün şəxsən məsuliyyət daşıyır(lar). Şöbə müdiri olmadıqda onun səlahiyyətlərini müəyyən edilmiş qaydada məsləhətçi və ya başçı tərəfindən təyin olunmuş digər şəxs həyata keçirir.

 5.4.    Şöbə müdiri:

 5.4.1. Şöbənin fəaliyyətini təşkil edir və ona rəhbərlik edir;

5.4.2.Tabeliyində olan vəzifəli şəxslər arasında iş bölgüsü aparır, onların fəaliyyətini əlaqələndirir, əmək, icra və xidmət intizamına nəzarət edir;

5.4.3.Şöbəyə həvalə edilmiş vəzifələrin icrasını təmin etmək məqsədilə tərtib edilmiş iş planlarını və digər sənədlərin təsdiq edilməsini təmin edir, habelə iş planında nəzərdə tutulmuş tədbirlərin vaxtında və keyfiyyətli icra edilməsinə nəzarət edir;

5.4.4.Şöbə üzrə başçısının yanında Şura iclasında müzakirə edilməli məsələləri müəyyən edir və başçıya xidməti məruzə təqdim edir;

5.4.5.Şöbənin inzibati vəzifə tutan dövlət qulluqçularının fəaliyyətinin qiymətləndirilməsini həyata keçirir;

5.4.6.Şöbənin əməkdaşları barəsində həvəsləndirmə və intizam tənbehi tədbirləri görülməsi üçün başçıya təqdimat verir;

5.4.7.Şöbənin vəzifələrini yerinə yetirmək üçün səlahiyyətləri daxilində Aparatın digər strukturlarından və inzibati ərazi dairəsi üzrə nümayəndəliklərindən zəruri məlumat və sənədləri alır;

5.4.8.Şöbə üzrə daxil olan məktub, ərizə, şikayət və təkliflərə qanunvericilikdə nəzərdə   tutulmuş qaydada baxılmasını təşkil edir;

5.4.9. Şöbədə sənədlərlə işlərin aparılmasını və məxfilik rejimini təmin edir;

5.4.10.Şöbəni təmsil edir;

5.4.11.Sənədlərlə iş, elektron sənəd dövriyyəsi, arxiv işi və vətəndaşların müraciətlərinə baxılması sahələrində təşkilati-sərəncamverici sənədlərin layihələrini hazırlamaq və ya hazırlanmasında iştirak etmək;

5.4.12.Xidmətə daxil olan sənədləri qəbul etmək, Mərkəzləşdirilmiş elektron informasiya sisteminin “Sənəd dövriyyəsi” altsistemində qeydiyyata alınması, sənədlərin surətlərinin çıxarılması və aidiyyəti üzrə çatdırılmasını təmin etmək;

5.4.13.Xidmətə daxil olan sənədlərin müvafiq icraçı struktur bölmələr tərəfindən təhvil götürülməsini təmin etmək, icranın gedişatı və nəticəsi barədə “Sənəd Dövriyyəsi” altsisteminə nəzarət etmək, xaric olan sənədləri aidiyyəti üzrə göndərmək

5.4.14.Başçısının qəbuluna gəlmiş vətəndaşları şəxsən dinləyir, müraciətlərin məzmununu öyrənir, başçının qəbuluna yazır;

5.4.15.Şöbəni funksional fəaliyyətə uyğun olaraq İcra Hakimiyyətini müxtəlif tədbirlərdə təmsil edir;

5.5.  Şöbənin əməkdaşları bu Əsasnamənin tələblərinin pozulmasına görə Azərbaycan Respublikasının Qanunvericiliyinə müvafiq olaraq məsuliyyət daşıyırlar.